作者|華仁道智庫(kù)
來(lái)源|華仁道話
“老師,先教教我們?cè)趺撮_(kāi)會(huì),尤其是經(jīng)營(yíng)分析會(huì)。”
這是這幾年入企輔導(dǎo),老板們最經(jīng)常講的一句話。
很多上規(guī)模的企業(yè)體系復(fù)雜,事業(yè)部多,會(huì)議效率非常低,尤其經(jīng)營(yíng)分析會(huì),會(huì)上各講各的,雞同鴨講,各自為戰(zhàn)。
開(kāi)會(huì)本身就是一種能力,經(jīng)營(yíng)分析更是一種能力,只有統(tǒng)一共識(shí),整個(gè)組織才能產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)。
今天我們就只從經(jīng)營(yíng)分析會(huì)的表現(xiàn)形式上,幫大家理一理,經(jīng)營(yíng)分析會(huì)有哪些需要注意的點(diǎn),看看你們有沒(méi)有中招。
1、做經(jīng)營(yíng)分析的時(shí)候,要不要使用形容詞?
很多公司的經(jīng)營(yíng)分析會(huì)上,有不少形容詞。
比如,在現(xiàn)狀分析的時(shí)候,經(jīng)常聽(tīng)到“這個(gè)月的業(yè)績(jī)提升很快”“銷(xiāo)售收入大幅下降”“環(huán)比下降明顯”。
進(jìn)行根因分析的時(shí)候,經(jīng)常說(shuō)“人員不夠穩(wěn)定”“產(chǎn)能影響程度很小”“故障頻次比較高”“沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行處理”“耽誤時(shí)間比較長(zhǎng)”,在行動(dòng)計(jì)劃中,經(jīng)常有“加強(qiáng)操作規(guī)范的宣貫”“進(jìn)一步提升研發(fā)投入”。
所有提及到的這些情況是不是真實(shí)存在的呢?也是,但定位不了問(wèn)題,解決不了問(wèn)題。
經(jīng)營(yíng)之父稻盛和夫先生在六項(xiàng)精進(jìn)中提到“努力向上提升,哪怕只是一寸”“要每天反省”,你看,稻盛和夫也要用“一寸”和“每天”這樣的量化詞語(yǔ)。
因?yàn)闆](méi)有量化就沒(méi)法跟蹤,沒(méi)法跟蹤就不能管理,只有量化的指標(biāo)才能幫助業(yè)務(wù)進(jìn)行問(wèn)題定位和糾偏,更容易跟進(jìn)和評(píng)估,更容易識(shí)別出重要程度。
2、匯報(bào)的時(shí)候,要不要讀PPT?
有些公司在開(kāi)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)的時(shí)候,都變成了秀片現(xiàn)場(chǎng)。
會(huì)議一開(kāi)始,匯報(bào)的人就開(kāi)始興致勃勃的“分享”PPT,洋洋灑灑幾十張,所有內(nèi)容事無(wú)巨細(xì)全講一遍。因?yàn)楦咀ゲ坏街攸c(diǎn),所以臺(tái)下的參會(huì)者很少有人能提出問(wèn)題,偶爾老板會(huì)拋幾個(gè)問(wèn)題。
大部分的參會(huì)者只是“聽(tīng)”會(huì)者,不是“與”會(huì)者,開(kāi)兩天的會(huì),經(jīng)營(yíng)分析會(huì)的“評(píng)審”價(jià)值很難實(shí)現(xiàn),這樣的經(jīng)營(yíng)分析會(huì)肯定是沒(méi)有輸出成果的。
3、分析數(shù)據(jù)后,要不要拿出結(jié)論?
大部分公司在開(kāi)經(jīng)營(yíng)分析的時(shí)候,也會(huì)做數(shù)據(jù)分析的報(bào)表,但大多數(shù)時(shí)候是報(bào)表多于結(jié)論,甚至沒(méi)有結(jié)論。
通過(guò)數(shù)據(jù)報(bào)表的分析,結(jié)論是什么呢?基于這些結(jié)論,可以識(shí)別出哪些問(wèn)題呢?這些問(wèn)題的具體原因是什么?基于這些問(wèn)題和原因,我們又應(yīng)該采取什么樣的行動(dòng)呢?基于這些行動(dòng),需要公司配置哪些資源呢?
只有通過(guò)數(shù)據(jù)得出結(jié)論,分析出問(wèn)題,管理團(tuán)隊(duì)才能評(píng)審,公司才能知道如何解決問(wèn)題,投入資源,閉環(huán)差距。
4、開(kāi)完會(huì),要不要輸出?
經(jīng)營(yíng)分析會(huì)的目的,是為后續(xù)M+3(未來(lái)三個(gè)月)的關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃做評(píng)審,來(lái)保障目標(biāo)達(dá)成。
所以,經(jīng)營(yíng)分析會(huì)是M+3目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵控制點(diǎn),也是M+3關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃的起點(diǎn)。
經(jīng)營(yíng)分析會(huì)的輸出,是對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié),更重要的是對(duì)下一階段工作任務(wù)的指示。
我們經(jīng)常講,經(jīng)營(yíng)分析會(huì)是作戰(zhàn)指揮會(huì),如果開(kāi)完會(huì)了沒(méi)有輸出,如何判斷大家達(dá)成了共識(shí)呢?如何指導(dǎo)作戰(zhàn)呢?
5、分析根因的時(shí)候,只有客觀原因,行不行?
有些企業(yè)的經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告上,在差距原因分析這個(gè)部分,會(huì)有這樣的原因:“競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境激烈”“市場(chǎng)上原材料成本上漲”“市面人工成本上漲”“政策影響”“客戶(hù)要求更改訂單”“口徑不一致”“財(cái)務(wù)沒(méi)有提前提供數(shù)據(jù)分析”“人事沒(méi)有招到合適的人員”。
甚至有些企業(yè)經(jīng)常會(huì)把一件事沒(méi)干好的根因歸咎于:人不行,所以措施是要換人。
何謂根因呢?根因是能通過(guò)主動(dòng)改變就能影響結(jié)果的,是主觀的,不是客觀的。
事情沒(méi)做成,大家就認(rèn)為是人的能力不行,要換人。
請(qǐng)問(wèn),這個(gè)崗位上的人沒(méi)做成這件事,排除掉事情本身的原因外,說(shuō)明這個(gè)人的能力和崗位不匹配,那么,不合適的人,為什么到了這個(gè)崗位呢?
人崗不匹配,說(shuō)明選人的時(shí)候就出了問(wèn)題。
所以,根因不是人的能力不行,而是企業(yè)的選人和用人的機(jī)制出了問(wèn)題。
這就是根因分析,要刨到根上,要找主觀的、找自身可控的、找可以通過(guò)自身的努力就可以改變的。
大家自檢,如果在你們公司的經(jīng)營(yíng)分析會(huì)上,找到的根因都是別的部門(mén)的問(wèn)題,外部環(huán)境的問(wèn)題,而找不到自己的問(wèn)題,那就說(shuō)明這個(gè)根因沒(méi)找對(duì),不是根因。
6、制定的行動(dòng)計(jì)劃,要不要事無(wú)巨細(xì)?
經(jīng)營(yíng)分析會(huì)上經(jīng)過(guò)評(píng)審的行動(dòng)計(jì)劃,是實(shí)現(xiàn)M+3目標(biāo)的關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃,重點(diǎn)是“關(guān)鍵”,切忌把所有日常的工作都堆到行動(dòng)計(jì)劃里。
哪些是達(dá)成目標(biāo)的、關(guān)鍵性的行動(dòng)計(jì)劃,哪些是日常的工作內(nèi)容,這兩者要非常需明確的區(qū)分開(kāi)來(lái)。
M+3關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃,原則上不要超過(guò)3項(xiàng),最多不要超過(guò)5項(xiàng)目。
如果超過(guò)5項(xiàng),說(shuō)明不夠關(guān)鍵,你沒(méi)抓到重點(diǎn)。
同時(shí),每一項(xiàng)都要有明確的完成時(shí)間、責(zé)任人,識(shí)別“關(guān)鍵”的目的也是為了幫助團(tuán)隊(duì)更好的聚焦,不要眉毛胡子一把抓。
1、做好數(shù)據(jù)分析
數(shù)據(jù)分析是管理層理性決策的基礎(chǔ),經(jīng)營(yíng)分析前要有數(shù)據(jù)分析作為支撐。
數(shù)據(jù)有三個(gè)維度:財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、行為數(shù)據(jù)。
2、根據(jù)數(shù)據(jù)分析,深度解讀數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)產(chǎn)生的,所以真實(shí)、客觀的數(shù)據(jù)本身其實(shí)就能映射業(yè)務(wù)的本質(zhì)。
所以,經(jīng)營(yíng)分析會(huì)上,要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)學(xué)題,通過(guò)分析數(shù)據(jù),識(shí)別差距,并準(zhǔn)確的定位問(wèn)題,為進(jìn)一步尋找根因做好鋪墊。
3、差距的根因分析要徹底
通過(guò)分析數(shù)據(jù),識(shí)別出差距后,要回溯復(fù)盤(pán)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的實(shí)際場(chǎng)景,尋找產(chǎn)生差距的原因,原因要盡可能具體、清晰、直接。
4、基于根因,確認(rèn)相關(guān)責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人
華為認(rèn)為,最終一定是找到機(jī)制、流程、制度和能力方面的原因,根因才算找到了。
找到了根因,相應(yīng)的,就要評(píng)估、確認(rèn)造成原因的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人,并與責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人共同確認(rèn)改善的建議和行動(dòng)。
同時(shí),要識(shí)別出,哪些事項(xiàng)在目標(biāo)達(dá)成過(guò)程中是有效的,哪些是無(wú)效的;哪些是需要在M+3的計(jì)劃中繼續(xù)做的,哪些需要改善的,哪些是需要立即停止的。
5、制定行動(dòng)計(jì)劃并分類(lèi),輸出可執(zhí)行的關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃
根因分析后,部門(mén)內(nèi)部及跨部門(mén)之間,要制定完善的行動(dòng)計(jì)劃,并對(duì)其進(jìn)行分類(lèi),形成M+3關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃。
1、輸出關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃的完善建議
經(jīng)營(yíng)分析的目的,是評(píng)審M+3關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃的合理性、有效性,以保障目標(biāo)的順利達(dá)成。所以,會(huì)上要評(píng)審,要針對(duì)各個(gè)模塊的經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告,輸出評(píng)審意見(jiàn),以及關(guān)鍵計(jì)劃的改善建議,為下階段的工作內(nèi)容提供實(shí)質(zhì)的支持和幫助。
2、輸出部門(mén)內(nèi)外部溝通專(zhuān)題會(huì)
在做經(jīng)營(yíng)分析的時(shí)候,我們會(huì)發(fā)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間可能會(huì)存在一些共性的問(wèn)題。
這些共性的問(wèn)題,就需要開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)題會(huì)(包含完成時(shí)間、責(zé)任人),通過(guò)部門(mén)內(nèi)部或者外部的溝通,輸出相應(yīng)的內(nèi)部流程,即管理辦法、制度流程等,這樣就能批量的解決問(wèn)題。
另外,針對(duì)某個(gè)項(xiàng)目,或者某個(gè)偶然時(shí)間的集中性溝通專(zhuān)題會(huì),目的相對(duì)比較簡(jiǎn)單,就是解決問(wèn)題。
3、輸出會(huì)議決議
會(huì)議決議,就是會(huì)議最終的決策結(jié)論,包括會(huì)上所確認(rèn)的規(guī)則、要求、口徑、時(shí)間、責(zé)任人等方面的決議,目的是明確規(guī)則,去除歧義,統(tǒng)一共識(shí),避免會(huì)后扯皮。
4、輸出最終關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃
高管給出關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃的完善建議后,各模塊要結(jié)合高管的建議和意見(jiàn),完善后的M+3關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃,最后需要經(jīng)管理層確認(rèn),并簽署發(fā)布、執(zhí)行。
有輸入就要有輸出。
5、輸出關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行情況
在M+3關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃確認(rèn)后,要嚴(yán)格按照關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃所要求的完成時(shí)間、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),監(jiān)督責(zé)任人的關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行情況,并依據(jù)完成時(shí)間反饋給相應(yīng)責(zé)任人,并在下月度的經(jīng)營(yíng)分析會(huì)上進(jìn)行回顧和反思。
6、輸出經(jīng)營(yíng)分析會(huì)復(fù)盤(pán)經(jīng)驗(yàn)
在開(kāi)始下月度的經(jīng)營(yíng)分析會(huì)的時(shí)候,上會(huì)先要對(duì)上月度的關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)盤(pán),以識(shí)別哪些關(guān)鍵行動(dòng)計(jì)劃是有效的,哪些是無(wú)效的,提煉最佳實(shí)踐和最寶貴的教訓(xùn)。
做的好的地方,需要進(jìn)一步提煉總結(jié),沉淀成為最佳實(shí)踐,以協(xié)助團(tuán)隊(duì)更好的復(fù)制和借鑒。
做的不好的地方,同樣需要將過(guò)往已經(jīng)“買(mǎi)單”的教訓(xùn)進(jìn)行整理,尋找應(yīng)對(duì)改善方案,避免同類(lèi)事件的發(fā)生。